どばきちブログ

こんにちわ、どばきちです。

フリーランスになってからというもの領収書を保管し、忘れないうちに記帳するということを心がけてはいるのですが、iPhoneで購入したアプリやそのサブスク等の管理が割と面倒だな、、ということに気づきました。

一時的であればまだ良いのですが、これをずっとやり続けるのは辛すぎると思いまして、自動である程度整理してみるように運用を変更してみました。運用を変更する前の全て手作業で領収書を整理していた時に比べてだいぶ楽になったので、何をしたのかご紹介したいなと思います。

iPhoneの領収書の整理前の面倒な作業フロー

まずは全て手作業でやっていた時のフローについてざっくりご説明したいと思います。

1. 「Apple からの領収書です」がタイトルのメールを探す(iPhoneで購入したアプリ、サブスクの領収書はメールで届くので)
2. 一つづつ開いて事業用途なのか、そうでないのかを確認する。
3. 事業に関係のある購入である場合は、メールに添付されている領収書をダウンロードして、領収書を保管しているGoogleドライブに格納し直す
4. 保管した領収書の内容を見ながらマネーフォワードで記帳する

上記フローで対応した時の面倒な点

1. 領収書のメールのタイトルが全て「Apple からの領収書です」なので、メール本文を開かないと事業に関係があるのかないのか判断できない
2. 抜け漏れがないかを確認する時は、また「Apple からの領収書です」のタイトルのメール群の中に飛び込み1からまた全て見直す必要がある。。
3. 前回どこまで確認したのかがわかりづらい
4. 領収書を一旦ダウンロードして、領収書を保管するのが面倒
5. 領収書の保管先を忘れがち。。

上記を踏まえ変更後のフロー

ボットが対応する分と人力なところと分けてみました。

ボットが対応する部分

1. 翌月月初にiPhoneでの購入のアプリの領収書メールの情報を元に購入一覧表に追記する
2. 領収書は直接指定のGoogleドライブに保管する(事業での利用有無は関係なく全て保管）
3. 一通りの作業が終わるとSlackで領収書の整理ができたことを、上記の情報へのリンク先と共に通知する

人間（僕)が対応する部分

1. Slackに通知されたリンク先を押下して一覧表を確認する
2. 購入したアプリ名、支払い金額の情報が一覧にあるので、事業用途の有無を判断して一覧に記載する
3. 事業用途と判断したもののみをマネーフォワードで記帳する

運用変更後で改善が感じられた点

主に以下の様な点で明らかに改善を感じられました。

1. メール本文を全て開いて確認する必要がなくなったので対応が速くなった
2. 事業用途と個人利用を後から見てもわかる様になったので、記帳誤りなどの確認もしやすくなった
3. 手作業で領収書を移動させる必要がなくなったのでラクになった
4. ボットが時限で動いてくれるので、作業忘れやどこまでやったっけ？？問題がなくなった

次回について

今回はフリーランスの人なら同じような問題が起きている人も多いのではないかというiPhoneの領収書問題とその一つの解決策とその結果についてご紹介させていただきました。

この対応をする前は、iPhoneの領収書整理しなきゃな。。。っていうのが割と憂鬱なイベントであり、作業中は面倒なこととしてまとめた内容の通りのストレスがかかる作業ではありましたが、今は劇的に改善したのでもし同じ様に苦しんでいる方がいましたら一度試してみるのはありかもです。

次回は今回ご紹介させて頂いた領収書管理の運用方法を実現するにあたってどう実現したのか、技術的なところについてお話しさせて頂けたらな、と思います！

それでは、また！